Chuyển đổi số: Quá trình chuyển mình của doanh nghiệp

Nếu thích ứng được với quá trình số hóa, sự chuyển đổi về kỹ năng và tay nghề của lực lượng lao động sẽ tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp. Nguồn: Lynda.com.

Về bản chất, chuyển đổi số bao gồm cả các quá trình, phương thức xử lý thông minh giúp doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng, tùy chỉnh và chuyển đổi sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng năng lực nhân viên qua công nghệ, tạo ra các mô hình kinh doanh mới, phương thức quản lý mới...

Trong buổi đầu của chuyển đổi số, có một số khái niệm khiến người ta dễ nhầm lẫn. Do đó, chúng ta cần phân biệt các khái niệm chuyển đổi sang dạng số (Digitization), áp dụng công nghệ số (Digitalization) mà ta hay gọi chung là số hóa với chuyển đổi số (Digital Transformation) mặc dù chúng là các quá trình khác nhau của chuyển đổi số. Để hiểu rõ hơn các khái niệm, chúng ta hãy thử lấy một ví dụ trong lĩnh vực chúng ta quen thuộc là giáo dục: 

Việc giáo viên đưa bài giảng lên thành slides, video, học sinh trao đổi, làm bài thi qua internet, trao đổi kiến thức qua email là bước chuyển đổi sang dạng số (Digitization). Bước này có thể coi như bước chuẩn bị, thay đổi cách lưu trữ, chuyển tải thông tin, kiến thức.

Việc ứng dụng các công nghệ dựa trên các dữ liệu dạng số này như tự động chấm điểm bài thi, phát hiện sao chép khi làm bài, dùng dữ liệu lớn phân tích khả năng của học sinh, nhu cầu đào tạo của của xã hội, dùng AI, máy tính trả lời tự động một số câu hỏi của học sinh, dùng internet thu/trả học phí, dùng mạng xã hội để marketing chương trình đào tạọ, kết nối học viên... là bước áp dụng công nghệ số (Digitalization) vào các quy trình giáo dục. Ở bước này, giá trị mang lại là sự tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức của con người nhờ sử dụng công nghệ.

Việc dựa vào các công nghệ mới này nảy sinh ra các hình thức đào tạo, cách thức quản lý giáo dục mới như học và dạy từ xa, có thể mở ra chương trình đào kết nối giáo viên từ nhiều nơi trên thế giới, tận dụng giáo viên dư thừa nơi này để dạy nơi khác, có thể dùng bài giảng hay thanh toán học phí qua các phương tiện online để mở ra thị trường, khai thác các giá trị mới... chính là chuyển đổi số (Digital Transformation) trong lĩnh vực giáo dục. Bước này tạo ra đột phá về giá trị khi tạo ra cách tiếp cận mới, nguồn thu mới trong giáo dục. 

Do đó có thể nói một cách ngắn gọn, chuyển đổi số là hệ quả, hiệu ứng của quá trình chuyển đổi sang dạng số và tận dụng các công nghệ xử lý số. 

Có rất nhiều lĩnh vực có thể hưởng lợi sớm từ chuyển đổi số như chăm sóc sức khỏe, ngân hàng - tài chính, thương mại điện tử, sản xuất đồ chơi, kinh tế chia sẻ, quản lý khách sạn, dịch vụ taxi - vận tải… Cùng với các  lĩnh vực khác đang tham gia tích cực và tận dụng quá trình chuyển đổi số, chúng cùng tạo ra các hình thức kinh doanh, mang lại giá trị mới cho con người và xã hội. Tuy nhiên chuyển đổi số cũng sẽ đối mặt với các thách thức mới, nên doanh nghiệp, tổ chức vẫn cần liên tục thay đổi để thích ứng và  giải quyết, ví dụ công nghệ số phải đi đôi với bảo mật số. Các ứng dụng số càng nhiều thì nguy cơ bị tấn công mạng (cyber attack) càng cao hơn, dữ liệu dễ bị rò rỉ nhiều hơn. Sự phát triển công nghệ, mô hình kinh doanh mới xuất hiện quá nhanh cũng khiến các chế tài, luật pháp hay các quy định (regulation) của các mô hình kinh doanh truyền thống không theo kịp, cần phải chuyển đổi để thích ứng.

Vài kinh nghiệm thực tiễn khi tham gia quá trình chuyển đổi số

Mặc dù các bước chuyển đổi sang dạng số, áp dụng công nghệ số là quá trình tất yếu của chuyển đổi số, tuy nhiên mỗi ngành công nghiệp, dịch vụ có một đặc thù nhất định nên không dễ định nghĩa một quy tắc thành công hay bước cụ thể chung nào. Qua quan sát và trải nghiệm về quá trình chuyển đổi số ở một số các tổ chức, doanh nghiệp, tôi nhận thấy có một số vấn đề cần chú trọng:   

Thu thập dữ liệu, thiết lập chỉ số và đánh giá

Luôn phải coi dữ liệu là tài sản của doanh nghiệp, tổ chức hay của quốc gia. Có thể thấy các công nghệ mấu chốt trong cuộc CMCN 4.0 đều xoay quanh vấn đề dữ liệu như IoT dùng để thu thập dữ liệu, các công nghệ BigData, AI cần dữ liệu để đào tạo, xử lý, các công cụ Analytics cần dữ liệu để hỗ trợ quyết định…  Thu thập, làm sạch, có biện pháp bảo vệ dữ liệu, có các công nghệ tiên tiến xử lý, phân tích dữ liệu là những khía cạnh không thể thiếu trong doanh nghiệp tham gia vào quá trình chuyển đổi số. Lưu ý chất lượng của dữ liệu là rất quan trọng. Quyết định, gợi ý, dự báo sai hay lãng phí tài nguyên, công nghệ xử lý dữ liệu là hậu quả của dữ liệu kém chất lượng khi thu thập. 

Khi có dữ liệu, quy trình được số hóa, việc “cân, đo, đong, đếm” trở nên dễ dàng hơn. Các tổ chức doanh nghiệp cần xác định ra các các chỉ số liên quan đến nghiệp vụ của doanh nghiệp để so sánh và cải tiến và tập trung tối ưu chỉ số này. Có thể ban đầu chỉ xác định ra một chỉ số (ví dụ giảm thời gian trung bình khách hàng nhận được sản phẩm của công ty), chỉ số này được phân nhỏ ra xem phụ thuộc vào chỉ số thành phần nào, mỗi chỉ số thành phần phụ thuộc vào quy trình nào, sản phẩm nào, có thể cải tiến bằng một giải pháp công nghệ mới nào không, nếu thay đổi giải pháp, chỉ số này tăng giảm ra sao

Bắt đầu bằng những giải pháp “thắng nhanh” (quick win solution)

Đừng trông chờ vào số hoá toàn bộ các bước, quy trình hay có một giải pháp công nghệ tổng thể cho doanh nghiệp, tổ chức. Quá trình chuyển đổi số là quá trình liên tục: thu thập dữ liệu, thay đổi cải tiến dựa trên dữ liệu này, tiếp tục thu thập dữ liệu từ sự thay đổi, tiếp tục chuyển đổi… và có thể áp dụng trong từng bộ phận nhỏ của tổ chức hay doanh nghiệp hay chỉ trong một quy trình dịch vụ. Các công nghệ cũng thay đổi rất nhanh, nên nếu có dữ liệu, có công nghệ xử lý dữ liệu ở quy trình nào để giảm chi phí, tăng hiệu quả kinh doanh hãy áp dụng ngay. |

Nên áp dụng số hóa, chuyển đổi ở từng bước, quy mô nhỏ để tránh bị ảnh hưởng đến các nguồn thu, mô hình kinh doanh chủ đạo của doanh nghiệp, giảm thiệt hại khi mắc sai lầm. Cách tiếp cận số hóa từng bước sẽ tránh bị sa lầy vào các giải pháp công nghệ chưa thành thạo, không “gây sốc” đến quy trình truyền thống của doanh nghiệp. Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt sự ra đời các công nghệ, dịch vụ mới sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giải pháp “thắng nhanh” này.  

Tích hợp số, API và Microservice 

Quá trình chuyển đổi số không chỉ diễn ra bên trong một doanh nghiệp hay trong một ngành dịch vụ nhất định mà có sự tương tác trong chuỗi cung ứng giá trị. Ví dụ một doanh nghiệp cần dữ liệu, quy trình xử lý từ một doanh nghiệp khác thay vì trao đổi qua email, hệ thống file, mua ứng dụng có thể dùng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để trao đổi dữ liệu và xử lý dữ liệu đấy. Việc tạo ra các API cũng có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra hướng dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới. Ví dụ doanh nghiệp chỉ có ứng dụng trên Web, dựa vào API có thể nhanh chóng có ngay ứng dụng trên mobile hoặc tích hợp vào ứng dụng của doanh nghiệp khác để chia sẻ thị trường (chẳng hạn doanh nghiệp thương mại điện tử dùng API của một doanh nghiệp cung cấp giải pháp thanh toán, doanh nghiệp vận tải dùng API của doanh nghiệp dịch vụ bản đồ...). 

Với các tổ chức, dịch vụ công, dữ liệu mở, API mở càng trở nên quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế số. Ví dụ các nguồn dữ liệu về nghiên cứu khoa học, địa lý, lệ phí dịch vụ công, thông tin thời tiết, giao thông, phân bố dân số... đều là các nguồn dữ liệu rất có ích cho nhiều doanh nghiệp trong việc xây dựng ứng dụng, dịch vụ của mình.

Việc thiết kế, tổ chức các thành phần IT trong doanh nghiệp, tổ chức dưới dạng các microservice (chia một khối phần mềm lớn thành các dịch vụ nhỏ hơn), có thể triển khai trên các máy chủ khác nhau sẽ giúp việc tháo, lắp, tích hợp, thử nghiệm công nghệ mới diễn ra dễ dàng mà không ảnh hưởng đến quy trình hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp.

Quy tắc 80/20

Thu thập và số hóa dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được 80% vấn đề chỉ với 20% nỗ lực. Trong thực tế có nhiều hiện tượng, dạng dữ liệu được phân bố theo nguyên tắc Pareto (Pareto principle) để có thể áp dụng quy tắc 80/20 này, ví dụ như một số từ chiếm phần lớn nội dung của văn bản, một số người có giá trị tài sản bằng phần lớn còn lại của thế giới, một số ít nguyên nhân gây ra phần lớn lỗi của một hệ thống…

Khi tôi tham gia một nhóm vừa triển khai sản phẩm mới của một doanh nghiệp, những ngày đầu tiên liên tiếp có phản hồi của khách hàng và bộ phận bán hàng vì một số lỗi sản phẩm. Thay vì vội vã tìm cách sửa ngay các lỗi khi nhận được phản hồi mà với nguồn của nhân lực của công ty không thể đáp ứng ngay được, các lỗi đó được thu thập lại, phân nhóm, tìm ra các đặc tính chung của nguyên nhân, rồi dựa vào các dữ liệu hiện tại của công ty để tạo ra một model ước tính lỗi nào sẽ gây ảnh hưởng tới nhiều lượng khách hàng nhất trong tương lai. Sau đó những lỗi dự đoán gây ảnh hưởng nhiều nhất được lựa chọn ưu tiên cho các kỹ sư sửa chữa. Sau khi sửa các lỗi này những ngày tiếp theo các phản hồi xấu và sức ép từ khách hàng giảm hẳn, nhóm kỹ sư có thời gian và ít stress hơn để xử lý nốt các lỗi còn lại. 

Không chỉ áp dụng trong xử lý lỗi, một số tính năng mới của sản phẩm công ty cũng được thay đổi theo nguyên tắc này: Khi phân tích thấy phần lớn khách hàng chỉ dùng một vài tính năng của sản phẩm, chức năng này được ưu tiên tuỳ chỉnh để phù hợp với yêu cầu khách hàng hơn hoặc tạo ra sản phẩm mới nếu tính năng được yêu cầu từ khách hàng còn thiếu. Rõ ràng những cách tiếp cận trên (data driven) sẽ không thể giải quyết được nếu doanh nghiệp không tích cực thu thập thông tin dữ liệu khách hàng, nhân viên, sản phẩm và tìm các nguồn dữ liệu, công nghệ thay thế để có giải pháp hiệu quả cho nó.

Thay đổi nguồn nhân lực để thích nghi với bối cảnh mới

CMCN4 tạo ra sự đe dọa đến công ăn việc làm của nhiều người vì máy móc, công nghệ sẽ làm thay một số công việc. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thích ứng với nó có thế giúp lực lượng lao động của mình chuyển đổi về kỹ năng và tay nghề để tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp thay vì cắt giảm nhân lực. Ví dụ trong lĩnh vực IT, khi nói về một kỹ sư quản lý hệ thống (System Administrator) ta có thể nghĩ ngay đến người mua sắm, lắp đặt kết nối máy móc, cài đặt phần mềm, máy in... Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, người kỹ sư hệ thống sẽ phải thích nghi với các khái niệm tính toán đám mây (cloud computing), các công cụ giám sát (monitoring) và các phần mềm, ngôn ngữ lập trình giúp tự động triển khai cài đặt hệ thống mới.

Các rào cản về kỹ thuật, ngôn ngữ cũng dần được tháo gỡ, ví dụ công cụ dịch tự động của Google cho phép dịch khá tốt hàng chục loại ngôn ngữ khác nhau. Nhiều công ty cung cấp các API để tích hợp vào hệ thống thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp để giải quyết khá tốt một vài vấn đề nhất định, nên những người đang làm công việc của mình trong công ty sẽ phải mở rộng kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp để bù đắp lại phần việc máy tính đã thay thế. Mỗi nhân viên không nên đóng khung mình trong một công việc duy nhất mà nên dành thêm thời gian giao tiếp, tìm hiểu thêm công việc, học thêm kiến thức từ các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp (bộ phận phụ thuộc vào mình và bộ phận mình phụ thuộc vào) để có trải nghiệm rõ hơn những giá trị mình tạo ra, giúp tùy chỉnh chính xác hơn chuỗi cung ứng nhân lực của doanh nghiệp.

Do đó, để theo kịp sự ảnh hưởng của CMCN4, mỗi cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ phải rất nỗ lực chuyển mình, để “ngấm” được quá trình thay đổi, ứng dụng của công nghệ thì mới hy vọng quá trình Chuyển đổi số đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung.